DISPOSIÇÕES ACERCA DO ESCRIVÃO OU CHEFE DE CARTÓRIO
Luiz Guilherme de Freitas
1. O ESCRIVÃO OU CHEFE DE CARTÓRIO
O escrivão é um agente do Estado que auxilia o juiz, sendo um funcionário do judiciário que colabora com a função judiciária de forma permanente, dotados de função pública. Do ponto de vista administrativo, o escrivão é também um chefe de seção, com funcionários subalternos sob sua direção.
Pode se dizer que o escrivão é um órgão de apoio indispensável à administração da justiça, cabendo a ele zelar pelo bom funcionamento do ofício.
2. DISPOSIÇÃO LEGAL:
Há uma seção específica no Código de Processo Civil de 2015, nos artigos 150 a 154, ditando algumas incumbências e deveres gerais ao escrivão e oficial de justiça. Ademais, na sequência, nos artigos 206 a 211 se encontram elencados os atos deste (tratado no item 3).
Como ocorre com os magistrados e tribunais, que devem proferir sentenças e acórdãos de acordo com a ordem cronológica em que os autos se apresentem conclusos, salvo casos previstos em lei que justifiquem a supressão da ordem, tal sequência temporal deverá ser obedecida pelos escrivães e chefes de secretaria para a publicação dos pronunciamentos judiciais e a prática dos atos que lhe incumbidos:
Art. 153. O escrivão ou o chefe de secretaria atenderá, preferencialmente, à ordem cronológica de recebimento para publicação e efetivação dos pronunciamentos judiciais. (Redação dada pela Lei nº 13.256, de 2016) (Vigência)
1º A lista de processos recebidos deverá ser disponibilizada, de forma permanente, para consulta pública.
2º Estão excluídos da regra do caput:
I – os atos urgentes, assim reconhecidos pelo juiz no pronunciamento judicial a ser efetivado;
II – as preferências legais.
3º Após elaboração de lista própria, respeitar-se-ão a ordem cronológica de recebimento entre os atos urgentes e as preferências legais.
4º A parte que se considerar preterida na ordem cronológica poderá reclamar, nos próprios autos, ao juiz do processo, que requisitará informações ao servidor, a serem prestadas no prazo de 2 (dois) dias.
5º Constatada a preterição, o juiz determinará o imediato cumprimento do ato e a instauração de processo administrativo disciplinar contra o servidor.
Como já visto, o escrivão é um agente público e, por isto, atos por ele praticados são de responsabilidade objetiva do Estado. Tal constatação deriva do Art. 37, § 6º[1], da Constituição Federal, onde está disciplinado que a Administração Pública responde objetivamente pelos atos praticados por seus agentes:
Art. 155. O escrivão, o chefe de secretaria e o oficial de justiça são responsáveis, civil e regressivamente, quando:
I – sem justo motivo, se recusarem a cumprir no prazo os atos impostos pela lei ou pelo juiz a que estão subordinados;
II – praticarem ato nulo com dolo ou culpa.
3. DOS ATOS (Art. 206 a 211)
3.1 Documentação e Comunicação dos Atos Processuais
Para que haja efetividade e relevância das declarações de vontade existentes nos atos jurídicos processuais, faz-se necessário a comunicação com os demais atos inerentes da relação processual à qual foram intermetidas.
Para garantir o curso do processo – mesmo em casos em que as partes se mantenham inertes – nosso Código utiliza-se do método do impulso oficial (de maneira que se mantém o andamento do processo através dos agentes do órgão judicial, atendendo aos prazos dos atos processuais, bem como aos seus deveres).
Faz-se necessário, para tanto, que os atos jurídicos processuais sejam documentados e comunicados às partes. Remete-se então aos serventuários do juiz – escrivão ou chefe de secretaria – a incumbência dos atos de documentação, comunicação e movimentação do processo. Cujas tarefas veremos no Artigo a seguir:
Art. 152. Incumbe ao escrivão ou ao chefe de secretaria:
I – redigir, na forma legal, os ofícios, os mandados, as cartas precatórias e os demais atos que pertençam ao seu ofício;
II – efetivar as ordens judiciais, realizar citações e intimações, bem como praticar todos os demais atos que lhe forem atribuídos pelas normas de organização judiciária;
III – comparecer às audiências ou, não podendo fazê-lo, designar servidor para substituí-lo;
IV – manter sob sua guarda e responsabilidade os autos, não permitindo que saiam do cartório, exceto:
a) quando tenham de seguir à conclusão do juiz;
b) com vista a procurador, à Defensoria Pública, ao Ministério Público ou à Fazenda Pública;
c) quando devam ser remetidos ao contabilista ou ao partidor;
d) quando forem remetidos a outro juízo em razão da modificação da competência;
V – fornecer certidão de qualquer ato ou termo do processo, independentemente de despacho, observadas as disposições referentes ao segredo de justiça;
VI – praticar, de ofício, os atos meramente ordinatórios.
1º O juiz titular editará ato a fim de regulamentar a atribuição prevista no inciso VI.
2º No impedimento do escrivão ou chefe de secretaria, o juiz convocará substituto e, não o havendo, nomeará pessoa idônea para o ato.
Atos de documentação: “são os que se destinam a representar em escritos as declarações de vontade das partes, dos membros do órgão jurisdicional e terceiros que acaso participem de algum evento no curso do processo”.
Os atos de documentação certificam a prática de Atos processuais pelos sujeitos do processo como a certidão de juntada de documento; estes atos vêm após o ato processual. P. Ex.: “O depoimento pessoal, feito oralmente pela parte, é o ato processual propriamente dito. A documentação dele é lavratura do termo pelo escrivão, após as declarações da parte”.
Tantos os atos processuais praticados pelas partes, quanto a sentença do juiz, só surtirão efeitos – bem como existência jurídica – após sua integração aos autos por ato de documentação, sendo este executado pelo escrivão.
Os atos de comunicação praticados pelo escrivão ou chefe de secretaria, por sua vez, objetivam dar ciência aos sujeitos do processo sobre os eventos ocorridos no decorrer do procedimento (citação, intimações, cartas), de maneira à habilitá-los a exercerem seus direitos e a lidarem com os ônus que a lei lhes impõe.
Os atos complexos de comunicação são feitos através de mandado, obedecendo a uma série de solenidades.
Já os Atos de movimentação praticados por eles objetivam dar andamento ao processo, como certificar a remessa dos autos ao juiz – para os despachos de expediente ou decisões que assim forem necessárias ao caso – ao Ministério Público e a expedição de ofícios/mandados, verificando também o vencimento dos prazos, abrindo vista às partes, cobrando os autos indevidamente retidos fora do cartório e fazendo conclusão deles ao juiz.
Toda documentação do escrivão ou chefe de secretaria está coberta pela presunção de veracidade, que decorre da fé pública que a lei reconhece ao seu ofício.
3.2 Autuação
A petição, após despachada pelo juiz, vai ao escrivão que promoverá a sua autuação – sendo esta o primeiro ato de documentação do processo –, seguindo certa forma:
“Art. 206. Ao receber a petição inicial de processo, o escrivão ou o chefe de secretaria a autuará, mencionando o juízo, a natureza do processo, o número de seu registro, os nomes das partes e a data de seu início, e procederá do mesmo modo em relação aos volumes em formação”.
Surgindo então um volume ao qual se acrescenta todas as petições e documentos relacionados com a causa e, quando este se tornar extenso, abrir-se-ão outros com novas autuações, seguindo de tal forma os requisitos expostos acima no Art. 206.
Consoante o Art. 207, também concerne ao escrivão ou o chefe de secretaria numerar e rubricar todas as folhas dos autos.
“Art. 207. O escrivão ou o chefe de secretaria numerará e rubricará todas as folhas dos autos.
Parágrafo único. À parte, ao procurador, ao membro do Ministério Público, ao defensor público e aos auxiliares da Justiça é facultado rubricar as folhas correspondentes aos autos em que intervierem”.
3.3 Termos Processuais
Habitualmente, os termos mais redigidos pelo escrivão no decorrer do procedimento são os atos de Juntada (o escrivão atesta o ingresso de uma petição ou documento nos autos), Vista (constata abrir vista do processo às partes – ou Ministério Público – para que o advogado se manifeste sobre algum evento processual), Conclusão (certifica o encaminhamento dos autos ao juiz para alguma deliberação (despacho, sentença) e Recebimento (documenta o momento em que os autos voltaram a cartório após uma vista ou conclusão) – vide Art. 208 CPC.
3.4 Forma dos termos
O CPC/15 nos traz, de maneira bem delineada, a forma dos termos referentes aos atos do escrivão ou chefe de secretaria; vejamos a seguir:
“Art. 209. Os atos e os termos do processo serão assinados pelas pessoas que neles intervierem, todavia, quando essas não puderem ou não quiserem firmá-los, o escrivão ou o chefe de secretaria certificará a ocorrência.
1º Quando se tratar de processo total ou parcialmente documentado em autos eletrônicos, os atos processuais praticados na presença do juiz poderão ser produzidos e armazenados de modo integralmente digital em arquivo eletrônico inviolável, na forma da lei, mediante registro em termo, que será assinado digitalmente pelo juiz e pelo escrivão ou chefe de secretaria, bem como pelos advogados das partes.
2º Na hipótese do § 1o, eventuais contradições na transcrição deverão ser suscitadas oralmente no momento de realização do ato, sob pena de preclusão, devendo o juiz decidir de plano e ordenar o registro, no termo, da alegação e da decisão.
Art. 210. É lícito o uso da taquigrafia, da estenotipia ou de outro método idôneo em qualquer juízo ou tribunal.
Art. 211. Não se admitem nos atos e termos processuais espaços em branco, salvo os que forem inutilizados, assim como entrelinhas, emendas ou rasuras, exceto quando expressamente ressalvadas”.
4. DOS PRINCIPAIS PRAZOS PROCESSUAIS:
É incumbência do escrivão a feitura de diversos atos, sendo que a maioria destes se apresentam adstritos a um determinado prazo. É vasta a quantidade de prazos a que o escrivão está condicionado, todavia, mostram maior relevância os elucidados pelos artigos 228, 268, 438, § 1º e 1.006, todos da lei processualista civil.
Remeter os autos conclusos em 1 (um) dia. Art. 228;
Executar os atos processuais em 5 (cinco) dias, se a lei não prever prazo mais específico. Art. 228;
III. Remeter a carta de ordem, precatória ou rogatória cumprida ao juízo competente em 10 (dez) dias. Art. 268;
Extrair as certidões ou reproduções fotográficas das peças indicadas pela parte ou pelo juízo em 1 (um) mês. Art. 438, § 1º;
Providenciar a baixa dos autos ao juízo de origem e certificar a data do trânsito em julgado em 5 (cinco) dias. Art. 1.006.
Contatando-se que o escrivão descumpriu, sem legítimo motivo, os prazos supracitados, poderá ser instaurado processo administrativo por provocação de qualquer das partes, do Ministério Público, da Defensoria Pública ou até mesmo de ofício pelo Juiz. [2]
5. PESQUISA DE CAMPO
NOME: Katia Satiko Iehire Braga
CARGO: Escrivã
DATA: 23 de agosto de 2018
LOCAL DA ENTREVISTA: Fórum de Tupã/SP
VARA/COMARCA: Vara Criminal da Comarca de Tupã/SP
O cartório visitado foi o da Vara Criminal da Comarca de Tupã/SP, composto este pelo juiz, 1 (uma) escrivã e coordenadora, 2 (dois) chefes de seção, 2 (dois) assistentes judiciários, 12 (doze) escreventes, 2 (dois) estagiários ligados diretamente com o juiz e 9 (nove) estagiários do cartório, sendo 5 (cinco) do ensino superior e 4 (quatro) do nível médio.
A quantidade aproximada de processos na vara é 8.000 (oito mil), compreendendo físicos e digitais.
As audiências do juízo são realizadas de segunda a sexta-feira, todavia, as terças-feiras são destinadas às audiências em que figure como parte réu preso.
O cartório em tela possui vínculo com o Juizado Especial Criminal (JECRIM) da mesma Comarca, todavia, as audiências de transação penal são realizadas por conciliadores. Sendo que estes são designados pelo próprio juiz da Vara Criminal.
A coordenadora e escrivã Katia Satiko Iehire Braga tem como essencial função administrar o cartório, despachar e movimentar os processos, e ainda é a escrivã do Tribunal do Júri.
Dentre a suas principais incumbências estão: a expedição de guias de levantamentos e mandados de intimação, cartas precatórias e cartas rogatórias, editais, publicações, ofícios, certidões, registro de sentença, cumprimento de audiências. Ainda, o controle de objetos apreendidos, juntadas, inquéritos policiais advindos da delegacia, carga de autos ao Ministério Público e para advogados, correio, malote, estatísticas, frequência dos demais escreventes, encaminhamentos de processos ao Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, a Defensoria Pública e também ao arquivo geral.
https://luizguilhermedefreitas.jusbrasil.com.br/artigos/767870872/disposicoes-acerca-do-escrivao-ou-chefe-de-cartorio
[1] Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao seguinte:6º As pessoas jurídicas de direito público e as de direito privado prestadoras de serviços públicos responderão pelos danos que seus agentes, nessa qualidade, causarem a terceiros, assegurado o direito de regresso contra o responsável nos casos de dolo ou culpa.
[2] Art. 223. Decorrido o prazo, extingue-se o direito de praticar ou de emendar o ato processual, independentemente de declaração judicial, ficando assegurado, porém, à parte provar que não o realizou por justa causa.§ 1o Considera-se justa causa o evento alheio à vontade da parte e que a impediu de praticar o ato por si ou por mandatário.§ 2o Verificada a justa causa, o juiz permitirá à parte a prática do ato no prazo que lhe assinar.
