ASSEMBLEIA DE SÓCIOS

 Marcelo Guedes Nunes

 

O capital social de uma sociedade é formado por meio da transferência de recursos pertencentes aos seus sócios, que são os principais investidores. Os sócios são também aqueles cujo retorno do investimento depende, juridicamente, dos resultados sociais. Nesse contexto, as principais questões envolvendo o desenvolvimento da atividade societária devem ser decididas justamente por seus sócios.

Ocorre que as sociedades são constituídas não por uma única pessoa, mas por uma coletividade – salvos nos excepcionais casos de unipessoalidade previstos na lei. Muito frequentemente, essa coletividade não tem as mesmas opiniões a respeito de determinados assuntos. Disso decorre a necessidade de que exista um órgão, dentro da sociedade, com competência para discutir e deliberar sobre matérias de interesse societário, de forma que as diversas vontades individuais sejam sintetizadas em uma única vontade social. Eis o conceito geral por detrás da assembleia de sócios.

Optamos por dividir nosso estudo sobre essa interessantíssima matéria em onze pontos centrais. A intenção do trabalho é apresentar a assembleia de sócios de maneira didática e direta, com abordagem das questões mais relevantes relacionadas ao tema. Tendo em vista se tratar dos dois tipos societários mais relevantes, as sociedades limitadas e as anônimas serão o cerne deste trabalho.

O primeiro ponto refere-se à formação das vontades que convivem na sociedade. Serão apresentados os contornos gerais do instituto e os princípios gerais que definem a maneira pela qual se dá a sintetização da vontade social. Em especial, a análise recairá sobre o princípio majoritário, cuja ideia de maioria pode ser reduzida a dois critérios principais: (i) se a maioria exigida para aprovação das matérias é dos presentes à deliberação (maioria absoluta dos presentes) ou se é do capital social votante como um todo (maioria do capital social); (ii) se basta o voto de mais de 50% dos sócios envolvidos (maioria simples) ou se outro percentual mais alto é exigido (maioria qualificada).

No segundo item serão analisadas as matérias de competência exclusiva da assembleia. Trata-se daqueles temas que devem ser necessariamente submetidos à deliberação dos sócios, sendo vedado por lei que os administradores decidam a seu respeito – ainda que estejam autorizados pelos instrumentos constitutivos. Guardando certa ligação com segundo item, o terceiro apresentará uma breve síntese das duas hipóteses em que a realização da assembleia é dispensada por lei, a saber: (i) quando todos os sócios decidirem aceitar a matéria posta em debate (aplicável apenas às sociedades limitadas); (ii) quando houver urgência e autorização dos sócios que representem mais da metade do capital social (no caso de sociedade limitada) ou do acionista controlador (no caso de sociedade anônima).

Em regra, as assembleias devem ser convocadas pelos órgãos de administração da sociedade: na sociedade limitada, a incumbência cabe aos administradores; na sociedade anônima, ao conselho de administração (ou à diretoria, em casos de ausência do conselho). Mas ao lado das regras gerais, há também hipóteses excepcionais em que a lei atribui o poder de convocação a outras pessoas não integrantes da administração. O item 4 será dedicado ao estudo dessas situações (tanto as gerais quanto as excepcionais). Na sequência, o item 5 abordará o modo, prazo e local de convocação. Trata-se de regras a respeito do procedimento formal que deve ser seguido para que uma assembleia seja devidamente convocada.

Uma vez convocada, o passo seguinte é a instalação da assembleia. É disso que tratará o item 6, dedicado a interpretar as regras gerais a respeito do quórum mínimo para instalação (que não se confunde com os quóruns necessários para aprovação das matérias) e a necessidade, em casos de sociedades anônimas, de assinatura do livro de presença pelos acionistas

O item 7 tratará sucintamente de três importantes pontos relacionados à realização da assembleia. O primeiro é a legitimação dos sócios participantes. Ou, melhor dizendo, a forma de comprovação de que determinado participante realmente é sócio da sociedade (o que se dá por meio da apresentação dos documentos exigíveis). O segundo ponto tratará da representação de sócios por mandatários (outros sócios, advogados, administradores, etc.). Já o último ponto tratará da forma de participação de terceiros nas assembleias, cujo exemplo mais comum é o acompanhamento de sócios por notários, com o objetivo de registrar em ata notarial os fatos ocorridos.

O oitavo item tem como título “mesa e ata”. Ressalvada a possibilidade dos atos constitutivos da companhia disporem de maneira diversa, os trabalhos da assembleia geralmente são organizados e conduzidos por uma mesa composta de presidente e secretário (escolhidos pelos acionistas ou sócios presentes). E os trabalhos e deliberações da assembleia são lavrados em ata, geralmente elaborada pelo secretário.

Os itens 9 e 11 têm por escopo analisar duas espécies de assembleia que se contrapõem: assembleia ordinária (item 9) e assembleia extraordinária (item 11). A primeira é realizada nos quatro meses seguintes ao término do exercício social. A finalidade precípua é discutir e votar as demonstrações financeiras, deliberar sobre a destinação de lucros e eleger membros da administração e do conselho fiscal, se for o caso (arts. 132 a 134 da LSA e 1.078 do CC). E terão seus quóruns de deliberação sucintamente analisados no item 10. Já a assembleia extraordinária tem por objeto deliberar sobre matérias que não estão incluídas no rol de competência da ordinária, especialmente aquelas voltadas para reforma dos instrumentos constitutivos da companhia. E também tem seus quóruns de deliberação sucintamente analisados no item 11.

 

1. Formação de vontade e princípio majoritário

2. Competência exclusiva da assembleia

3. Dispensa da assembleia

4. Competência para a convocação

5. Modo, prazo e local de convocação

6. Quórum de instalação e livro de presença

7. Legitimação, representação de sócios e participação de terceiros

8. Mesa e ata

9. Assembleia ordinária

10. Quóruns das deliberações

11. Assembleia extraordinária e reforma dos atos constitutivos

 

1. Formação de vontade e princípio majoritário

São os sócios que formam o capital social através da transferência de recursos próprios para a titularidade da empresa. Por serem os seus principais investidores e os únicos cujo retorno é juridicamente dependente dos resultados sociais, cabe aos sócios oferecerem a última palavra a respeito da destinação a ser dada a esses recursos, decidindo todas as questões fundamentais para o desenvolvimento da atividade e elegendo os administradores responsáveis pela condução rotineira da empresa.

Salvo nos excepcionais casos de unipessoalidade, os sócios constituem uma coletividade de pessoas que nem sempre possuem a mesma opinião a respeito de todos os assuntos de interesse da sociedade. Surge daí a necessidade de um órgão social com competência para, dentro de regras predeterminadas de convocação e instalação, discutir e deliberar as matérias de interesse da sociedade, vetorizando essa pluralidade de vontades individuais em uma única vontade social.

A redução dessa pluralidade em uma vontade única depende de regras que façam determinados posicionamentos prevalecerem sobre outros. Essas regras se organizam em torno do chamado princípio majoritário, que vincula a vontade social àquela manifestada pelo sócio ou conjunto de sócios titulares da maioria do capital social.

Nas deliberações sociais as vontades individuais dos sócios são manifestadas através do exercício do direito de voto. No entanto, o fato dos sócios votarem não permite afirmar a existência de uma democracia societária. Como os sócios em regra votam de acordo com a proporção de suas quotas ou com a quantidade de ações, a formação da vontade social é regida por uma plutocracia societária, na qual aqueles que possuem mais recursos investidos têm maior poder de decisão.

Essa maioria pode ser calculada de formas diversas, porém dois critérios se destacam e merecem comentários.

O primeiro critério define se a maioria exigida para a aprovação da matéria é a dos presentes à deliberação ou a do capital social votante como um todo. No primeiro caso, temos a chamada maioria absoluta dos presentes e no segundo a maioria do capital social. O segundo critério diz respeito ao percentual necessário para a aprovação. Se basta a agremiação de mais de 50% do capital ou se outro percentual maior é exigido. No primeiro caso temos uma maioria simples e no segundo uma maioria qualificada.

A formação dos quóruns de aprovação depende das regras estabelecidas em lei e nos documentos constitutivos da sociedade, variando conforme o tipo societário. As deliberações dos sócios são reguladas pelos arts. 1071 a 1080 do CC para as sociedades limitadas e pelos arts. 121 a 137 da LSA para as sociedades anônimas.

A regra geral da sociedade limitada é da deliberação por maioria do capital social, com uma maior incidência de quóruns legais qualificados. Já a regra geral da sociedade limitada é a da deliberação por maioria absoluta dos presentes, com menor incidência de quóruns legais qualificados. Essas regras legais têm o objetivo de estabelecer parâmetros mínimos para a fixação de competência e de quóruns de aprovação. Assim, os atos constitutivos podem ampliar a lista de matérias de competência deliberativa dos sócios, bem como podem aumentar os quóruns exigidos para a sua aprovação. No entanto, esses instrumentos não podem reduzir o rol e os quóruns mínimos impostos pela legislação.

Em relação às regras de convocação e instalação, as deliberações sociais podem ser tomadas em assembleia ou reunião de sócios. As reuniões, mais informais e dinâmicas, dispensam uma série de regras procedimentais como publicações em jornais de grande circulação e antecedência mínima. Por conta de sua informalidade, as reuniões só podem ser adotadas em sociedades limitadas com até dez sócios. Nas sociedades anônimas ou nas sociedades limitadas com mais de dez sócios, é obrigatória a adoção das regras relativas a assembleias.

 

2. Competência exclusiva da assembleia

A legislação estabeleceu um rol mínimo de matérias a serem necessariamente submetidas à deliberação dos sócios. Por serem se competência exclusiva da assembleia, os administradores estão vedados por lei de tomarem por si tais decisões, ainda que autorizados pelos instrumentos constitutivos.

As matérias de competência exclusiva variam para a sociedade anônima (art. 122 da LSA) e para a sociedade limitada (art. 1071 do CC), sendo o rol mais extenso para o primeiro do que para o segundo tipo societário. As matérias de competência exclusiva comuns a ambos os tipos podem ser classificadas em duas espécies, relativas à: conformação da administração ou conformação da sociedade.

Nas matérias relativas à conformação da administração, a lei atribui exclusivamente aos sócios a competência para designar, destituir, fixar a remuneração e aprovar as contas dos administradores e dos liquidantes da sociedade

O administrador de uma sociedade é responsável pela gestão de recursos que não lhe pertencem. O exercício da administração, em especial por não sócios, cria condições para o surgimento de assimetria informacional e conflito de interesses, no qual o administrador poderia tomar decisões benéficas para si, porém contrárias aos interesses da sociedade.

A atribuição da competência aos sócios para conformar a administração tem por objetivo mitigar os efeitos deletérios dessa situação, que os economistas denominam problema de agência. A designação (em ato separado) e a destituição do administrador facultam aos sócios a atribuição da gestão a pessoas de sua confiança. A fixação da forma e valor da remuneração permite estabelecer mecanismos financeiros de alinhamento de interesses, como o pagamento de bonificações e prêmios. E a prestação ordinária de contas reduz a assimetria informacional e viabiliza o exercício do direito de fiscalização.

Por ser um administrador com poderes restritos à ultimação dos atos da sociedade, a nomeação, destituição e tomada de contas do liquidante também está submetida à essa competência.

Nas matérias relativas à conformação da sociedade, a lei atribui exclusivamente aos sócios a competência para alterar os atos constitutivos, dissolver, incorporar ou fundir a sociedade, bem como para requerer recuperação judicial.

A deliberação dessas matérias produz alterações relevantes nas bases essenciais da sociedade, com consequências de grande impacto nos investimentos realizados pelos sócios, que podem inclusive implicar na extinção da empresa. Ao atribuir aos maiores interessados a competência exclusiva para essas deliberações, a lei procura.

Além daquelas que são comuns à limitada, a sociedade anônima possui outras matérias adicionais também sujeitas à competência exclusiva da assembleia: autorizar a emissão de debêntures e de partes beneficiárias, suspender direitos do acionista, avaliar bens conferidos ao capital social, cisão e confissão de falência.

 

3. Dispensa da assembleia

A obrigatoriedade da realização da assembleia tem por objetivo proteger as minorias societárias de deliberações tomadas às escondidas pela maioria sem prévia comunicação. Daí a imposição pela legislação de regras a respeito da convocação e da instalação desses conclaves.

Existem, no entanto, duas hipóteses excepcionais nas quais a realização prévia da assembleia é dispensada.

Na primeira, prevista no art. 1072, § 3º, do CC e aplicável apenas às sociedades limitadas, a realização da assembleia torna-se dispensável quando todos os sócios decidirem por aceito a matéria.

Na segunda, prevista no art. 1072, § 4º, do CC e, de forma análoga, no art. 122, parágrafo único, da LSA e, portanto, aplicável às sociedades limitas e anônimas, havendo urgência e com autorização de sócios que representem mais da metade do capital social, no caso da limitada, ou do acionista controlador, no caso da anônima, os administradores poderão requerer o processamento de pedido de recuperação social em favor da sociedade.

O dispositivo da LSA possui duas diferenças em relação ao do CC. Primeiro, a LSA referência expressamente a autorização para os administradores confessarem falência. Tal fato, no entanto, não exime o administrador da sociedade limitada da obrigação legal prevista no art. 105 da LFRJ de, mesmo sem autorização prévia dos sócios, expor em juízo as razões da impossibilidade de prosseguimento da atividade empresarial e requerer a falência de sociedade.

 

4. Competência para a convocação

Como regra, as assembleias devem ser convocadas pelos órgãos da administração da sociedade. Na sociedade limitada, assembleia deve ser convocada pelos administradores da sociedade, nos casos previstos na lei e o contrato social (art. 1072, caput, do CC). Na sociedade anônima, a convocação compete ao conselho de administração ou, na sua ausência, à diretoria (art. 123, caput, da LSA).

Existem, ainda, hipóteses excepcionais em que a lei atribui o poder de convocação a outras pessoas não integrantes da administração. Essas hipóteses podem ser classificadas em duas espécies: originário, quando seu poder é concorrente com o da administração) ou derivado (quando seu poder é supletivo ao da administração).

No caso do poder derivado, tanto na limitada (art. 1073, I, do CC) como na anônima (art. 123, parágrafo único, “b”, da LSA), qualquer sócio pode convocar a assembleia prevista na lei ou nos atos constitutivos quando os administradores retardarem a sua convocação por mais de sessenta dias.

Outra hipótese de poder derivado permite ao sócio titular de participação relevante convocar assembleia quando a administração não atender, no prazo de oito dias, pedido de convocação fundamentado com indicação das matérias a serem tratadas. O percentual considerado relevante exigido varia de acordo com o tipo societário. Na anônima a lei exige um mínimo de 5% do capital, votante ou sem direito a voto (art. 123, parágrafo único, “c”, da LSA), enquanto na limitada exige-se 1/5 ou 20% do capital (art. 1073, I, do CC).

O conselho fiscal, se existente, a fim de que possa exercer com efetividade sua função fiscalizadora, também tem atribuídas competências nos dois tipos societários para a convocação de assembleias ordinárias ou extraordinárias. Primeiro, o conselho fiscal terá poder derivado caso a administração retarde a convocação da assembleia ordinária por trinta dias (art. 1069, V, do CC) ou um mês (art. 163, V, da LSA).

Além disso, ostenta ainda o conselho fiscal um poder originário de convocação de assembleia extraordinária, sempre que ocorram motivos graves e urgentes. A gravidade está presente quando o assunto tiver capacidade de impactar de forma relevante na atividade social. E a urgência se caracteriza quando a deliberação das matérias for necessária para evitar risco iminente de prejuízo ao patrimônio social e não for possível aguardar a realização da próxima assembleia ordinária.

 

5. Modo, prazo e local de convocação

O modo de convocação está regulado de maneira análoga para a limitada (art. 1152, § 3º, do CC) e para a anônima (art. 124 da LSA). Esta última, no entanto, possui um maior detalhamento para casos específicos, além de regras próprias para as companhias abertas.

Como regra geral, a assembleia deve ser convocada através da publicação de edital por pelo menos três vezes, uma no Diário Oficial da unidade federativa onde estiver localizada a sede da sociedade e as demais em um jornal de grande circulação.

A publicação deve ter antecedência mínima de oito dias para a primeira convocação e cinco dias para as demais. Assumindo que as matérias a serem deliberadas tendem a ser mais complexas e a quantidade de sócios maior, para as companhias abertas esses prazos são aumentados para quinze e oito dias, respectivamente.

Além disso, caso a deliberação tenha por objeto operação complexa, qualquer acionista de companhia aberta pode apresentar ao colegiado da CVM pedido de dilação para até trinta dias do prazo de antecedência da publicação do primeiro anúncio de convocação. Caso, ainda, haja necessidade de maior prazo para conhecer e analisar as propostas, qualquer acionista de companhia aberta também pode apresentar pedido de interrupção da fluência desse mesmo prazo por até quinze dias para se for o caso, apresentar à companhia as razões que o levam a considerar a deliberação contrária à lei pinhão estatuto.

O acionista de companhia fechada titular de ações que representem 5% ou mais do capital social pode indicar um endereço e solicitar por escrito à companhia a sua intimação por telegrama ou carta registrada. A companhia estará obrigada a atender a solicitação pelo prazo requerido, que não poderá ser superior a dois anos, mas que poderá ser renovado. A inobservância desse modo especial de convocação não acarreta necessariamente a invalidação da assembleia, resolvendo-se em perdas e danos.

O local de realização da assembleia é em regra o da sede da sociedade. Outro local poderá ser indicado em caso de força maior, desde que ele seja situado na mesma localidade da sede e o endereço seja indicado com clareza no anúncio de convocação.

O comparecimento espontâneo da totalidade dos sócios à assembleia dispensa as formalidades da convocação e tornam regular a assembleia. Nas sociedades limitadas, todos os sócios podem ainda optar por não realizar a assembleia e decidir por escrito a matéria sujeita à deliberação. A decisão nessa hipótese não significa unanimidade na deliberação. Ainda que aprovada por maioria, a decisão será válida quando todos os sócios, mesmo os dissidentes, tenham assinado um documento que registre a deliberação.

Denomina-se ordem do dia a lista de matérias a serem deliberadas pelos sócios. A licitação da ordem do dia é requisito intrínseco do anúncio de convocação da assembleia, que não pode ser genérico ou inespecífico em relação aos assuntos a serem submetidos à deliberação. A assembleia deve submeter à apreciação dos sócios as matérias constantes da ordem do dia na mesma sequência em que foram apresentadas na publicação. A ordem do dia pode, no entanto, ser nidificada ou invertida por iniciativa do presidente da mesa e com a aprovação da maioria dos sócios presentes.

 

6. Quórum de instalação e livro de presença

Antecipando a possibilidade de nem todos os sócios poderem comparecer ao local, data e hora indicados, a lei prevê a realização de duas convocações para cada assembleia, como forma de aumentar as chances de participação.

A assembleia em segunda convocação deve ser realizada em momento posterior ao da primeira, não indicando a lei qual o tempo mínimo que deve transcorrer entre uma e outra. A prática societária e a economia de custos fazem com que usualmente os anúncios das duas convocações sejam reunidos na mesma publicação, alterando-se apenas o horário de realização da assembleia.

O quórum de instalação refere-se à quantidade de sócios necessária para que a assembleia possa acontecer. A fim de não impedir a realização do encontro, apenas em primeira convocação existem quóruns mínimos para a instalação da assembleia, ocorrendo a instalação em segunda convocação com a presença de qualquer número de sócios.

O quórum de instalação não tem relação direta com os quóruns de deliberação necessários à aprovação das matérias. No entanto, presume-se que eles deveriam ser iguais ou pelo menos inferiores aos quóruns de deliberação, uma vez que a aprovação da proposta pressupõe a instalação prévia da assembleia.

Por tal razão, na sociedade anônima o quórum de instalação em primeira convocação exige a presença de acionistas que representem no mínimo 25% do capital votante (art. 125 da LSA), ressalvadas as assembleias de reforma estatutária, cujo quórum de instalação em primeira convocação é de 2/3 do capital social. Já na sociedade limitada, exige-se um quórum excessivamente elevado de 75% do capital social apenas para instalar a assembleia em primeira convocação (art. 1074, caput, do CC), percentual superior ao quórum legal de aprovação de diversas propostas.

Na sociedade anônima exige-se a assinatura de um livro de presença dos acionistas, indicando o seu nome, nacionalidade e residência, bem como quantidade, classe e espécie de ações de sua titularidade. Considera-se também presente o acionista que registrar sua participação à distância, na forma regulamentado pela CVM (art. 127, caput, da LSA). A Instrução CVM 561 regulamentou o exercício do voto à distância, permitindo a disponibilização de sistemas eletrônicos de participação em assembleia e o exercício do direito de voto através de boletins de voto à distância.

 

7. Legitimação, representação de sócios e participação de terceiros

Por constarem do contrato social e ter como pressuposto a afeição social, a comprovação da condição de sócio na sociedade limitada não levanta maiores questões. Basta que o sócio se apresente e munido de documento de identificação válido. Se o sócio for também uma pessoa jurídica, são seus representantes legais que devem participar da assembleia, munidos também dos atos constitutivos e atas de eleição, se houver.

Na sociedade anônima, no entanto, a questão da legitimação da pessoa do sócio para fins de participação da assembleia se coloca (art. 126, incisos I a IV, da LSA). Para os titulares de ações nominativas, a legitimação deve ser comprovada mediante a apresentação do documento de identidade. Os titulares de ações escriturais ou em custódia deverão apresentar, além do documento de identidade, o comprovante expedido pela instituição financeira depositária em seu nome.

Além da legitimação, existe a questão da representação de sócios. A despeito de garantir duas convocações e em certos casos a participação à distância, ainda assim o sócio pode não conseguir se fazer presente à assembleia. Por que razão a lei prevê ainda a possibilidade do sócio se fazer representar por outra pessoa.

As regras de representação respondem a duas necessidades. De um lado, o direito do sócio de se fazer representar nas assembleias em que por qualquer razão está impedido de comparecer. De outro, o direito da sociedade de restringir o acesso de estranhos às suas dependências e, o que é mais sensível, às informações financeiras, técnicas e comerciais estratégicas, que são prestadas e discutidas nesses encontros.

A solução para compatibilizar essas duas posições foi permitir a representação por terceiro, porém restringir a qualificação das pessoas autorizadas a atuar como mandatários. Assim, tanto na limitada (art. 1074, § 1º, do CC) como na anônima (art. 126, § 1º, da LSA) outros sócios ou advogados podem representar o sócio em assembleias. Na sociedade anônima, também podem ser representantes administradores e, nas companhias abertas, administradores de fundos de investimento.

Ainda no contexto da sociedade anônima, dada a possibilidade de pulverização do capital social e de não comparecimento em assembleias, acionistas podem tentar agremiar procurações de outros sócios para formar maiorias em relação a deliberações de seu interesse. É a chamada proxy fight ou disputa por procuração. Cada acionista pode entrar diretamente em contato com outros acionistas do seu relacionamento pessoal para privadamente requerer a procuração.

Caso, no entanto, o acionista queira obter procurações em larga escala através, por exemplo, da publicação de anúncio ou envio de correspondência, a lei estabelece requisitos. O pedido deve conter todos os elementos informativos para o exercício do voto; deve facultar ao acionista o exercício de voto contrário à decisão e deve ser dirigido a todos os acionistas que constem da companhia (art. 126, § 2º, da LSA). A fim de garantir a todos a mesma oportunidade de acesso, a lei ainda faculta a qualquer acionista detentor de pelo menos 0,5% do capital social solicitar para a companhia a relação de endereços dos seus acionistas art. 126, § 3º, da LSA).

Por fim, não é de todo incomum os sócios, em especial os minoritários, tentarem participar da assembleia acompanhados de um notário, com o objetivo de registrar em ata notarial com fé pública fatos (e eventuais abusos) ocorridos no curso dos trabalhos. A entrada de terceiros, dentre os quais se incluem notários, administradores não sócios, contadores e consultores, pode ser permitida pelo presidente da assembleia, com autorização de sócios titulares da maioria do capital social presente, com o propósito de auxiliar nas discussões.

No caso da sociedade anônima, é ainda garantida a participação de acionistas sem direito a voto para discutir as matérias colocadas em deliberação (art. 125, parágrafo único, da LSA).

 

8. Mesa e ata

Ressalvada a disposição distinta nos atos constitutivos, os trabalhos em assembleia são organizados e conduzidos por uma mesa composta de presidente e secretário. Na sociedade anônima, a lei fala na escolha de ambos pelos acionistas presentes (art. 128 da LSA), enquanto na sociedade limitada a lei fala na escolha entre os sócios presentes (art. 1075 do CC).

A escolha em qualquer caso não deve recair sobre pessoa estranha à sociedade. No entanto, na sociedade anônima os acionistas podem indicar administradores ou funcionários, enquanto na limitada a lei impõe a atribuição dessas funções aos sócios.

O presidente tem a função de declarar abertos os trabalhos, tomar decisões a respeito da melhor forma para a organização dos trabalhos, facultando a palavra aos sócios, decidindo a ordem de fala e o tempo destinado a cada intervenção, bem como encerrando os debates sobre cada matéria e iniciando as votações. Cabe, ainda, ao presidente a relevante atribuição de computar os votos proferidos.

Além disso, caso exista acordo parassocial de sócios arquivado na sede ou averbado no registro do comércio, o presidente adquire funções ainda mais relevantes, sendo responsável pela interpretação e efetivação dos acordos de voto em assembleia. Para tanto, o presidente não computará os votos proferidos com infração ao disposto no acordo de votos e computará os votos manifestados pela parte prejudicada quando o sócio a ele vinculado se ausentar (art. 118 da LSA).

No que se refere às sociedades limitadas, a Instrução Normativa 38 do Departamento de Registro Empresarial e Integração – DREI instituiu o Manual de Registro da Sociedade Limitada (Anexo 2), no qual foi prevista a possibilidade de arquivamento perante a Junta Comercial de acordo de sócios nesse tipo societário.

As ocorrências em assembleia são relevantes para a vida societária e devem, em regra, ser tornadas públicas. Além disso, essas ocorrências podem vir a ser discutidas perante autoridades jurisdicionais, seja em arbitragem ou na justiça estatal, e para que a prova processual seja possível é indispensável a existência de documentos escritos válidos relatando o ocorrido.

Os trabalhos e as deliberações da assembleia são lavrados em ata. Usualmente, o secretário é o responsável pela elaboração de uma minuta inicial, redigida simultaneamente ao desenvolvimento dos trabalhos, permitindo ao presidente se ocupar da interação com os presentes. Uma vez revista, a ata será lavrada, ou seja, será impressa e assinada pelos membros da mesa e pelos sócios presentes (art. 130, caput, da LSA e 1075, § 1º, do CC).

A mesa pode optar por lavrar uma ata na forma completa ou sumária. Na ata completa serão transcritos todos os documentos, propostas, votos, manifestações, declarações e protestos apresentados, o que implica em um acúmulo de trabalho para a mesa. Por tal razão, pode a mesa optar pela lavratura de uma ata sumária, que apenas registrará os eventos essenciais à validade das deliberações.

Nesse caso, para proteção dos sócios minoritários, a mesa estará obrigada a receber, autenticar e numerar todos os documentos a ela dirigidos, como forma de registrar as razões e requerimentos apresentados pelos sócios interessados (art. 130, § 1º, da LSA).

Os sócios dissidentes da deliberação não estão obrigados a assinar a ata, ainda mais se não constar de seus termos a indicação individualizada e as razões de sua dissidência. Para sua validade, no entanto, basta a assinatura dos acionistas titulares da maioria do capital necessária para as deliberações. Caso o sócio dissidente queira registrar as razões de sua discordância, é recomendável lavrar protesto ou declaração escrita de dissidência em separado.

A ata deve ser lavrada no livro próprio de atas, seguindo ordem cronológica, e dela podem ser tiradas cópias autenticadas ou certidões para a prova externa de seu conteúdo. Quem autêntica as cópias é a própria mesa da assembleia ou a administração. O livro deve ser autenticado pelo Registro Público de Empresas Mercantis, onde uma cópia autenticada deve ser arquivada.

 

9. Assembleia ordinária

Com o objetivo de garantir a fiscalização dos administradores, a lei obriga os sócios a se reunirem anualmente em assembleia para tomar as contas e eleger os administradores.

Assim, as sociedades devem realizar, nos primeiros quatro meses seguintes ao término do seu exercício social, uma assembleia geral de sócios com a finalidade de tomar, discutir e votar as demonstrações financeiras, deliberando a destinação de um eventual lucro, bem como para eleger membros da administração e do Conselho Fiscal, se for o caso (arts. 132 a 134 da LSA e 1078 do CC).

Em razão de sua periodicidade e da recorrência de suas matérias, essa assembleia é denominada ordinária, contrapondo-se às assembleias extraordinárias, cuja ocorrência é esporádica e as matérias fogem ao andamento usual dos negócios.

Ao regular desse tipo de assembleia, a lei se preocupa em elencar as matérias de deliberação obrigatória, os documentos a serem disponibilizados com antecedência aos sócios, o procedimento e os efeitos dessa deliberação, preocupando-se que a aprovação das contas ocorra em um ambiente negocial hígido.

Os documentos variam de acordo com o tipo societário. Na sociedade limitada, devem ser disponibilizados o futuro balanço patrimonial e o de resultado econômico. Entendo que, caso haja Conselho Fiscal instalado, seu parecer também integra a lista de documentos obrigatórios. Na anônima, além de cópias das demonstrações financeiras e do parecer do Conselho Fiscal, se houver, exige-se a disponibilização de um relatório da administração e do parecer dos auditores independentes, se for o caso.

O prazo de antecedência para a disponibilização dos documentos é de trinta dias para a limitada (art. 1078, § 1º, do CC) e para a anônima (art. 133 da LSA). Na limitada, exige-se que os documentos sejam postos à disposição, por escrito e com prova do recebimento, para os sócios não administradores. Disponibilizar por escrito e com prova de recebimento significa enviar comunicado ou anúncio escrito indicando o local onde os documentos estão colocados à disposição para consulta, com recibo ou comprovante de entrega. Não se admite, portanto, outras provas, como a testemunhal, de disponibilização.

Na anônima, exige-se a publicação do anúncio de que os documentos se encontram à disposição em local previamente indicado, na mesma forma exigida para a convocação da assembleia (art. 133, § 1º, da LSA). Além disso, as demonstrações financeiras e os relatórios da administração e dos auditores independentes deverão ser publicados com até cinco dias de antecedência da assembleia (art. 133, § 3º, da LSA) e encaminhados aos sócios que os pedirem por escrito (art. 133, § 2º, da LSA).

A publicação do anúncio de convocação poderá ser dispensada caso a totalidade dos acionistas compareça à assembleia, desde que os documentos tenham sido publicados corretamente (art. 133, § 4º, da LSA). Já a publicação do anúncio de disponibilidade só poderá ser dispensada caso os próprios documentos tenham sido publicados com pelo menos trinta dias de antecedência da assembleia (art. 133, § 5º, da LSA).

A assembleia ordinária segue um procedimento estabelecido em lei. O procedimento é detalhado no caso da anônima, porém a estrutura é a mesma. Uma vez instalada a assembleia, procede-se à leitura dos documentos, na limitada como obrigação e na anônima a pedido de qualquer acionista presente.

Finda a leitura, a mesa colocará os documentos em discussão. Na limitada a presença dos conselheiros, administradores e auditores é facultativa. No entanto, a participação desses atores é conveniente para esclarecer dúvidas e responder a questionamentos dos sócios, tanto que na anônima a participação de ao menos um administrador e dos demais é obrigatória. Nos dois tipos, é expressamente vedado aos administradores votarem, como sócios ou procuradores, as demonstrações financeiras.

No caso da anônima, o procedimento prevê a possibilidade de adiar a deliberação sobre as contas caso haja a necessidade de esclarecimentos adicionais, diligências ou, ainda, no caso de não comparecimento de ao menos um administrador, conselheiros ou auditor independente (art. 134, § 2º, da LSA). Apesar de não previsto expressamente, o adiamento é também possível na limitada, sempre que os sócios representantes da maioria do capital entenderem conveniente.

Uma vez em discussão, os sócios têm a possibilidade de debater aspectos formais e materiais das contas, especialmente o mérito da aplicação dada pela administração aos recursos da empresa. São pontos relevantes para a discussão com a administração os negócios com resultados negativos em que haja suspeita de desídia ou falta de cuidados, contratos com partes relacionadas e excesso de gastos com despesas particulares, para citar alguns exemplos.

A assembleia pode modificar as contas, alterar o montante do lucro líquido, redefinir obrigações, alterar a destinação do lucro, fazer ressalvas. Salvo a alteração da destinação do livro, a modificação das contas torna necessária a sua republicação. A aprovação com reservas, também chamada de aprovação com ressalvas, tem lugar quando ainda não está configurada uma irregularidade nas contas, porém é necessário algum ajuste pontual ou faltam certos documentos ou informações para suporte do lançamento. Ressalte-se que reserva não é sinônimo de dissidência. A circunstância de um sócio minoritário divergir da aprovação não caracteriza reserva na aprovação, que ocorre apenas quando a maioria aponta a ressalva na aprovação.

A rejeição das contas tem duas consequências; a elaboração de novas demonstrações e a responsabilização dos administradores. A propositura da ação de responsabilidade pela sociedade pode ser deliberada na própria assembleia ordinária e a sua aprovação torna os potenciais responsáveis impedidos de exercer suas funções e impõe sua imediata substituição (art. 159, §§ 1º e 2º, da LSA).

A aprovação das contas e das demonstrações financeiras sem reservas tem por consequência a exoneração dos administradores e conselheiros de responsabilidade pelos atos de gestão, salvo erro, dolo ou simulação (art. 1078, § 3º, do CC e art. 134, § 3º, da LSA).

Trata-se do efeito da quitação.

O erro, dolo ou simulação nas contas são excepcionados, pois, têm por objetivo ocultar deficiências e podem ser descobertos pela sociedade ou sócios após a sua aprovação. Nesse caso, cabe a convocação de nova assembleia para reconsiderar a aprovação das contas e deliberar a propositura de ação de responsabilidade contra os administradores responsáveis pela deficiência e pelo seu acobertamento.

 

10. Quóruns das deliberações

As deliberações em assembleia ordinária são tomadas pela maioria absoluta dos presentes no caso da anônima (art. 129, caput, da LSA).

Na limitada, muito já se escreveu sobre a excessiva complexidade, para não dizer confusão, feita pelo CC com os quóruns de deliberação. Ao invés de adotar a regra de uma maioria do capital social para todas as deliberações, optou-se por uma questionável variação de quóruns, que gera situações incongruentes, em especial nas deliberações de formação dos órgãos da administração.

Os quóruns para indicação de administradores variam conforme a combinação de três variáveis: se a indicação é feita no contrato ou em ato separado; se o administrador é ou não sócio; e se é designação ou destituição. Feitas as combinações, tem-se nada menos do que oito quóruns distintos, sendo que a designação e a destituição de um mesmo administrador podem apresentar quóruns distintos. Segue um resumo:

Administrador sócio no contrato: designação por 3/4 (art. 1076, V, do CC); destituição por 2/3 (art. 1063, § 1º, do CC).

Administrador não-sócio no contrato: designação por 2/3 (art. 1061 do CC); destituição por 3/4 (art. 1076, V, do CC).

Administrador sócio em ato separado: designação por mais de 1/2 (art. 1076, II, do CC); destituição por mais de 1/2 (art. 1076, III, do CC).

Administrador não-sócio em ato separado: designação por 2/3 (art. 1061 do CC); destituição por mais de 1/2 (art. 1076, III, do CC).

Tais quóruns constituem um patamar mínimo, podendo os instrumentos constitutivos da sociedade estabelecer quóruns maiores, porém nunca inferiores.

 

11. Assembleia extraordinária e reforma dos atos constitutivos

A assembleia extraordinária terá por objeto as demais matérias que não estão incluídas na competência da ordinária, em especial aquelas voltadas para a reforma dos instrumentos de constituição das sociedades. No entanto, nada impede que a assembleia extraordinária delibere outros assuntos não referentes à reforma desses instrumentos, como alienação de ativos relevantes ou orientação geral para a condução das atividades, na ausência de um conselho de administração.

O quórum de instalação da assembleia para reforma do estatuto social da anônima é de 2/3 em primeira convocação e qualquer número em segunda (art. 135, caput, da LSA). A sociedade limitada não distingue expressamente a assembleia ordinária da extraordinária, fixando o mesmo quórum de 3/4 do capital social em primeira convocação e qualquer número em segunda (art. 1074, caput, do CC).

Também nessa parte a regulação da anônima desce a maiores detalhes. A eficácia das reformas estatutárias perante terceiros fica sujeita às formalidades de arquivamento e publicação dos atos. No entanto, a ausência dessas formalidades não pode ser invocada contra terceiro de boa-fé (art. 135, §§ 1º e 2º, da LSA). Exige-se ainda que os documentos pertinentes à deliberação extraordinária sejam disponibilizados aos sócios, na sede, por ocasião do primeiro anúncio de convocação (art. 135, § 3º, da LSA).

O mesmo ocorre com os quóruns de deliberação. Na sociedade anônima há uma lista de matérias cuja aprovação depende do quórum qualificado de, no mínimo, metade das ações com direito a voto. Essas matérias correspondem a alterações de base essencial da companhia, ou seja, mudanças na estrutura da sociedade ou na sua atividade com relevante impacto no funcionamento da sociedade e, por consequência, no cálculo de retorno do investimento realizado pelos acionistas (art. 136 da LSA).

Essa é a razão da lei exigir um quórum absoluto de deliberação sobre o total do capital social, impedindo que uma maioria simples presente na assembleia, que pode representar uma parcela ínfima do capital, delibere alterações graves, capazes de alterar toda a estrutura de investimento da sociedade.

Essas alterações podem ser classificadas em três tipos: alterações na estrutura de investimento (criação ou aumento de classe ou espécie de ação, alteração nas preferências ou vantagens, redução de dividendo obrigatório, criação de partes beneficiárias); alteração na estrutura societária (fusão, cisão, incorporação, participação em grupo, dissolução e cessação do estado de liquidação); e alteração na estrutura da atividade (mudança de objeto).

Tendo em vista o impacto no cálculo de investimento de quem aportou recursos na companhia, além da exigência de um quórum qualificado de aprovação, a aprovação de algumas dessas alterações atribui ao acionista dissidente o direito de retirar-se da sociedade mediante o recebimento de um valor de reembolso (art. 137 da LSA).

Na sociedade limitada, há previsão análoga. Sempre que houver modificação do contrato social, fusão ou incorporação, o sócio disse dente terá o direito de retirar-se da sociedade mediante o recebimento de um valor de reembolso (art. 1077, caput, do CC). Tal norma, no entanto, não aderiu à prática societária e à jurisprudência, que historicamente reconhece o direito de retirada imotivada do quotista.

 

Referências:

CARVALHOSA, Modesto. Comentários à lei das sociedades anônimas. 7. ed. São Paulo: Saraiva, 2013. Volume 1.

__________________. Comentários à lei das sociedades anônimas. 6. ed. São Paulo: Saraiva, 2014. Volume 2.

__________________. Comentários à lei das sociedades anônimas. 6. ed. São Paulo: Saraiva, 2014. Volume 3.

__________________. Comentários à lei das sociedades anônimas. 6. ed. São Paulo: Saraiva, 2014. Volume 4.

__________________. Comentários ao código civil – parte especial do direito de empresa. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2005.

COELHO, Fábio Ulhoa. Curso de direito comercial: direito de empresa. 20. ed. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2016. Volume 2.

GONÇALVES NETO, Alfredo de Assis. Direito de empresa: comentários aos artigos 966 a 1.195 do Código Civil. 5. ed. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2014.

__________________. Manual das companhias ou sociedades anônimas. 3. ed. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2013.